O CRM é a ferramenta mais importante da sua empresa. Se bem utilizada, tem o poder de transformar a maneira como seus times gerenciam os leads, acompanham o desempenho de vendas e automatizam tarefas de marketing.
Porém, uma implementação mal planejada pode ter o efeito contrário: comprometer a produtividade, desperdiçar leads qualificados e diminuir as vendas.
Para te ajudar a extrair o máximo potencial do seu CRM, nesse artigo vamos abordar sete erros comuns na implementação de ferramentas como o HubSpot, e soluções práticas para evitá-los.
1) Falta de objetivos claros e alinhados
A implementação de um CRM sem a definição clara dos objetivos para os quais ele será utilizado é um erro muito comum. Muitas empresas começam a usar o HubSpot sem alinhar suas metas de marketing, vendas e atendimento, o que pode tornar o uso da ferramenta desordenado e sem foco, dificultando a geração de bons resultados.
A ausência de metas claras dificulta a análise dos dados e a tomada de decisões. As informações se perdem, e os times trabalham de forma desconectada.
Como evitar: Antes de implementar o HubSpot, reúna as lideranças de cada área e defina os principais objetivos que o CRM deve atender. (Um modelo de gestão que facilita esse processo é o de RevOps.)
Por exemplo, se o objetivo é aumentar a taxa de conversão de leads qualificados, configure fluxos de automação para nutrir esses leads. Com objetivos claros, o uso do CRM será mais eficiente e focado nas reais necessidades da empresa.
2) Subestimar o treinamento dos times
Outro erro crítico é subestimar a necessidade de treinamento. Embora o HubSpot seja uma plataforma intuitiva, ela é bastante extensa e repleta de possibilidades de personalização. Portanto, não capacitar os colaboradores para explorar suas funcionalidades de forma aprofundada limita o aproveitamento do CRM.
A falta de treinamento pode gerar uma curva de aprendizado longa e reduzir a eficiência, já que os colaboradores não conhecem todas as possibilidades da ferramenta.
Como evitar: Invista em um programa de treinamento abrangente para cada equipe, fornecido por uma consultoria especializada. Outra opção é utilizar o HubSpot Academy, que oferece cursos gratuitos e específicos para cada função, como vendas, marketing e suporte. Considere agendar sessões de revisão regulares para que todos se mantenham atualizados com novas funcionalidades e as melhores práticas.
3) Negligenciar a limpeza e qualidade dos dados
Muitos negócios não consideram a importância de manter uma base de dados organizada e atualizada antes e durante o uso do HubSpot. Dados duplicados, incompletos ou desatualizados prejudicam as campanhas e dificultam a análise.
Uma base de dados desorganizada diminui a eficácia do CRM e compromete as campanhas, já que as informações são imprecisas.
Como evitar: Realize uma “limpeza” dos dados antigos antes de migrar para o HubSpot. Exclua ou corrija registros duplicados e adote uma política de atualização constante. Use filtros para segmentar os dados e manter a organização. Além disso, agende manutenções regulares na base de dados para garantir que as informações estejam sempre atualizadas.
4) Subutilizar a integração com outras ferramentas
O HubSpot oferece várias integrações com outras plataformas importantes para o funcionamento dos negócios, mas nem todas as empresas aproveitam esse potencial. Ignorar a integração com sistemas como ERPs, plataformas de e-mail ou redes sociais leva a processos fragmentados e desnecessariamente complexos.
Sem integração, os dados ficam dispersos, dificultando o fluxo de trabalho e obrigando os colaboradores a executar tarefas manualmente.
Como evitar: Verifique quais ferramentas sua empresa já usa e busque integrações nativas ou via API no HubSpot para unificar os processos. Ferramentas de integração, como o Zapier, também podem ajudar a conectar dados de maneira eficiente e criar um ambiente totalmente integrado.
5) Configuração incorreta dos relatórios e métricas
Configurar relatórios e dashboards no HubSpot sem entender as métricas corretas pode tornar a análise de dados confusa e desorganizada. Com isso, a gestão perde a clareza sobre o que realmente gera os resultados.
Relatórios mal configurados limitam a visibilidade do desempenho real, dificultando a identificação de problemas a serem corrigidos.
Como evitar: Identifique as métricas-chave para cada área (marketing, vendas, atendimento, etc) e personalize os relatórios no HubSpot para refletir essas prioridades.
Por exemplo, o time de vendas pode priorizar métricas como conversão de leads, enquanto o marketing foca em taxas de abertura de e-mails e engajamento em campanhas. Faça revisões periódicas para garantir que os relatórios estejam alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
6) Excesso de automação sem estratégia
A automação é uma das funcionalidades mais poderosas do HubSpot, mas, se usada sem critério, pode tornar o atendimento impessoal ou redundante, comprometendo a experiência do cliente.
Por isso, é fundamental utilizá-las com estratégia, para simplificar o que for possível, mas sem deixar o cliente com a sensação de que ele é tão desimportante que não existem pessoas reais o atendendo.
Como evitar: Comece com automações básicas e expanda conforme os processos amadurecem. Estabeleça fluxos de automação que fazem sentido para o cliente e para o time, como o envio de follow-ups automáticos para leads que demonstraram interesse. Avalie periodicamente as automações para garantir que estejam alinhadas com os objetivos de comunicação da empresa e ajustadas ao perfil do cliente.
7) Falta de monitoramento e ajuste contínuo
Implementar o HubSpot e não realizar ajustes regulares é um erro que limita o potencial de crescimento da ferramenta. O CRM deve acompanhar a evolução e as necessidades da empresa ao longo do tempo.
Sem monitoramento, o CRM pode se tornar uma ferramenta desatualizada, incapaz de suprir novas demandas e gerar insights relevantes.
Como evitar: Realize uma revisão trimestral do uso do CRM, incluindo fluxos de trabalho, automações, relatórios e base de dados. Reúna os líderes de cada equipe para identificar o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado. A partir dessas revisões, faça ajustes que tornem o HubSpot sempre relevante e em sintonia com as mudanças no mercado e na empresa.
7) Conclusão
Implementar o HubSpot, ou qualquer outro CRM de qualidade, é uma estratégia inteligente para organizar e potencializar os processos de todos os times da empresa. No entanto, o sucesso da implementação depende de evitar os erros mais comuns e seguir boas práticas, como definir objetivos claros, investir em treinamento contínuo e manter uma base de dados organizada.
Sabemos que estruturar esse processo com estratégia e qualidade é trabalhoso, e não trará bons resultados se não for feito por especialistas no assunto. Por isso, se você quer garantir uma implementação bem-sucedida do HubSpot, ou fez a implementação sozinho e está enfrentando dificuldades, considere contatar o apoio de uma consultoria especializada.
A Hack Your Marketing é uma parceira oficial da HubSpot. Realizamos uma implantação 100% personalizada às necessidades do seu negócio, avaliando os processos existentes, sugerindo melhorias e treinando sua equipe a extrair o máximo da ferramenta.
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