Se você sente que as planilhas do Excel estão ficando desorganizadas, os contatos se perdem no WhatsApp e as informações sobre clientes e oportunidades vivem espalhadas por e-mails aleatórios, é sinal de que sua empresa precisa de um CRM.
Quando uma empresa começa a crescer e percebe que vai precisar de ferramentas de automação para organizar a casa, a primeira a ser contratada costuma ser o CRM. Essa é uma decisão acertada, afinal o CRM organiza e simplifica várias tarefas relacionadas à gestão e relacionamento com clientes.
Mas para aproveitar ao máximo as funcionalidades dessa ferramenta, é necessário conhecer com mais profundidade como ela funciona. Então, o que exatamente o CRM faz? E, tão importante quanto isso, o que ele não faz?
Neste artigo, vamos te ajudar a entender o papel do CRM no crescimento de uma empresa, especialmente nas etapas iniciais, quando ainda se está estruturando um processo comercial mais eficiente.
O que é um CRM?
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, que em português significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Na prática, é um sistema que centraliza todas as interações e dados dos seus leads e clientes em um único lugar, ajudando seu SaaS a acompanhar cada passo do processo comercial — do primeiro contato à pós-venda.
Pense nele como uma evolução natural da planilha: enquanto a planilha apenas registra dados, o CRM permite organizar, visualizar e automatizar boa parte do que acontece na jornada de compra do cliente. E isso faz uma diferença enorme quando se trata de eficiência e escala.
O que um CRM realmente faz?
Um bom CRM ajuda sua empresa a:
1. Centralizar informações dos clientes
Nome, empresa, cargo, telefone, e-mail, data de contato, origem do lead, interações anteriores, status da negociação... tudo em um só lugar, acessível a toda a equipe comercial.
2. Visualizar e gerenciar o funil de vendas
Você consegue acompanhar em tempo real em que etapa está cada lead ou oportunidade — e identificar gargalos no processo de conversão.
3. Automatizar tarefas operacionais
Envio de e-mails, lembretes, criação de tarefas, atualização de status e outras ações repetitivas podem ser automatizadas, liberando o time comercial para focar no que importa: vender.
4. Organizar a rotina dos vendedores
Cada vendedor sabe exatamente com quem deve falar, sobre o quê e em que momento. Isso reduz esquecimentos e aumenta a produtividade.
5. Facilitar o trabalho em equipe
Marketing e vendas passam a compartilhar dados e histórico dos leads, o que melhora a transição de MQL para SQL e fortalece a colaboração.
6. Gerar relatórios e insights
Com os dados centralizados, é possível medir conversões, identificar padrões de compra, avaliar a performance do time e tomar decisões mais estratégicas.
E o que um CRM NÃO faz?
Aqui está o ponto onde muitas empresas se frustram: esperar do CRM algo que ele não entrega por si só. Por isso, é importante alinhar expectativas desde o início.
Agora sim, vamos ao caminho prático. Para integrar marketing e vendas de forma eficiente, recomendamos focar em quatro pilares estratégicos:
1. CRM não gera leads sozinho
Para atrair clientes potenciais, você precisa de um trabalho de marketing bem feito — campanhas, conteúdos, anúncios, SEO etc. O CRM começa a atuar depois que o lead entra.
2. CRM não resolve um processo mal estruturado
Se sua empresa ainda não tem um processo comercial claro (com etapas, responsabilidades, critérios), o CRM vai apenas evidenciar a bagunça. Ele não cria um processo, mas sim organiza o que já existe.
3. CRM não vende por você
A ferramenta ajuda a organizar, priorizar e lembrar — mas ela não substitui a habilidade, a estratégia e o acompanhamento humano que a venda exige.
4. CRM não funciona sozinho
Se o time não for treinado, não tiver rotina de uso e não enxergar valor na ferramenta, ela se torna um enfeite caro. A cultura de uso é tão importante quanto a escolha da ferramenta.
5. CRM não é mágico
Não adianta instalar e esperar resultados imediatos. É um processo de construção, aprendizado e melhoria contínua.
Quando é hora de investir em um CRM?
Muitas empresas acreditam que o CRM só faz sentido quando a operação já está grande. Mas o ideal é começar antes que a bagunça se instale.
Aqui estão alguns sinais de que sua empresa já pode se beneficiar dessa ferramenta:
- Leads estão se perdendo no caminho;
- Os vendedores criam suas próprias planilhas ou controles manuais;
- Ninguém sabe dizer claramente em que etapa está cada negociação;
- Não há dados concretos para avaliar a performance comercial
- A gestão do time de vendas é feita “no feeling”;
- Você depende da memória das pessoas para lembrar de follow-ups.
Se um ou mais desses sintomas apareceram, vale considerar a adoção de um CRM. Comece com algo simples, gratuito ou de baixo custo, e vá evoluindo conforme a maturidade do time.
Como escolher um CRM para começar?
Oideal é buscar ferramentas que sejam:
- Intuitivas (fáceis de usar mesmo para quem nunca usou)
- Escaláveis (que crescem junto com a empresa)
- Integráveis (com e-mail, WhatsApp, site, ferramentas de marketing)
- Com suporte local ou em português
O HubSpot, por exemplo, é uma ótima porta de entrada: tem versão gratuita com recursos robustos e é muito intuitivo, ideal para equipes que estão começando.
Dicas para implementar o CRM com sucesso
- Comece com o básico — Cadastre os leads, organize o funil e automatize tarefas simples
- Mapeie seu processo comercial — Mesmo que seja simples, tenha etapas bem definidas
- Envolva a equipe desde o início — Treinamento e adesão são fundamentais
- Use dados reais — Acompanhe, revise e ajuste com base no que está acontecendo
- Adapte a ferramenta à sua realidade — E não o contrário
Conclusão: o CRM é base, não milagre
Adotar um CRM é um passo importante para empresas que querem crescer de forma estruturada. Ele traz organização, previsibilidade e escala para o processo comercial — mas precisa ser estruturado, alimentado, entendido e bem utilizado.
Pense nele como um GPS para suas vendas: ele mostra o caminho, mas não dirige por você.
Se sua empresa está nesse momento de organização e busca por mais eficiência na área comercial, comece agora. Um bom CRM pode ser o primeiro passo concreto rumo ao crescimento previsível.
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